採用活動のフロー

採用活動を始めるにあたって、どのようなフローで進めればいいのか、採用を担当したことの無い方にとってはイメージが付きにくいかもしれません。

採用活動には大きく分けて4つのフェーズがあります。

① 採用計画を立てる
② 母集団形成(=採用するターゲットを集めること)
③ 選考
④ 内定者のフォロー

 

ここからは各フェーズごとに、何をすべきかとポイントをご紹介していきます。

 

1.採用計画を立てる

採用活動を行う上で、一番大事になるのは、採用計画を立てることです。何から始めたらい
いか分からないという方は、まず下記の項目を決めていくと良いでしょう。

  •   採用担当者を決める
  •   採用目標を設定する(採用人数・採用コスト・採用期日など)
  •   求める人物像を決める(業務内容・スペック・人柄など)
  •   選考フローや選考基準を決める
  •   採用スケジュールを決める
ポイント  郵送での応募書類の送付について

自治体を中心に、手書きの応募書類を郵送で提出させるケースが見受けられます。郵送での応募書類の提出は、応募者・採用担当者の双方ともにデメリットが多いです。
特に働き盛りの優秀な人材にとっては、履歴書を手書きで作成し郵送するのに割いている時間はありません。郵送を義務付けているだけで、優秀な人材からの応募の機会を失っている可能性がありますので、ぜひとも書類の提出方法の見直しをおすすめします。

なお、やまとごころキャリアではWeb上で履歴書・職務経歴書のアップロードが可能です。応募時に必須にしておくことで、スムーズな書類選考が可能です。

ポイント  面接の実施方法について

コロナ禍で、オンライン会議システムなどを利用したWeb面接が一般的になってきており、一次面接はWeb面接、最終面談は対面で行うという企業が多くなりました(全てWeb面接の企業も増えてきています)。特に、都市部に住む優秀な若手(20代、30代)を採用したい場合には、Web面接の導入をぜひご検討ください。
Web面接のメリット・デメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

Web面接のススメ(DMO採用担当者向け)

2.母集団形成

母集団形成とは、採用するターゲットを集めることです。まずは、採用計画で決めた内容を求人票(募集要項)に落とし込みましょう。次に、どのような手法を用いて応募者を集めるかを検討します。自社サイトにだけ求人票を掲載していても、求める人材からの応募を期待するのは難しいでしょう。求める人材像に合わせた手法を見極め、母集団形成を行うことが必要です。

 

  •   求人票(募集要項)を作成する
  •   掲載する求人媒体や、人材紹介サービスなどを決め、掲載を開始する
ポイント  求人票の記載内容について

求人票に何を記載すればいいか分からない、たくさん応募が入る魅力的な求人票にするにはどうしたらいいのか知りたいという方は、こちらの求人票の手引きをご参考ください。

ポイント  中途採用の手法について

中途採用の母集団形成には様々な手法があります。代表的な手法としては「求人媒体」「人材紹介」「ハローワーク」「リファラル採用(縁故採用)」があげられます。

大手の求人媒体(エン転職やマイナビ転職など)は、知名度が高く登録者数が多い一方で、掲載期間や表示位置に応じた料金プランのため、上位表示させるにはコストがかかることと、採用に至らなかった場合にも料金が発生するというリスクがあります。
一方、特定の業界や地域などに特化した求人媒体の場合、比較的リーズナブルに掲載できるケースが多く、求めている人材にもリーチしやすいというメリットがあります。求める人材像に合った媒体を選ぶのがおすすめです。

人材紹介サービスを利用する場合、エージェントが条件にあった方を探して紹介してくれるため、採用工数が減ることが大きなメリットです。成果報酬型で採用までは費用がかからない形が一般的ですが、料金が年収の35%前後と求人媒体と比較すると高額のため、求人媒体では採用が難しいニッチなスキルを持つ人材や経営人材などを採用する際に利用するとよいでしょう。

ハローワークでの求人掲載やリファラル採用については、費用がかからないため、上記の人材サービスと併用するとよいでしょう。

3.選考

ここからは、実際に応募者を選考していくフェーズになります。選考の一般的な流れは「応募⇒書類選考⇒面接(状況に応じて複数回)⇒内定」となります。

ポイント  選考スピードについて

最近は転職活動の際、複数社並行して応募することが一般的です。早く内定を出したところに入社を決めるという人も少なからずいるため、優秀な人材を他社に取られないためにも、選考はできるだけスピード感を持って行うことをおすすめします。
これまでは応募から内定までに1か月以上かかるというのが普通でしたが、最近では1週間~2週間を選考期間と設定する企業が増えてきています。ぜひ目安としていただければと思います。

ポイント  書類選考について

応募書類の内容は素晴らしいのに実際に会ってみてがっかりしたというのはよくある話です。逆に、書類のみの判断では不合格ラインだったが、会ってみると思ってもみないほど優秀な人材だった、ということも多々あります。
こうした機会損失を防ぐためにも、求める条件と少し乖離があるだけで書類選考不合格にするのではなく、できるだけ多くの方と面接されることをおすすめします。Web面接を導入すると、1件あたりの面接にかかる工数やコストを削減できるため、対面に比べて多くの面接を設定することが可能です。

ポイント  面接の進め方について

面接時の質問項目については、あらかじめ社内で相談しておくとよいでしょう。スキル面を重視して採用する場合は、面接官側も一定の知識が必要です。その知識を持つ人に面接に参加してもらったり、スキルを判断するための質問を事前に準備しておくという手もあります。

入社後のミスマッチを防ぐためにも、面接時に企業情報や業務内容などについてしっかり説明をするようにしましょう。たとえよい人材を採用できたとしても、誤解がある状態で入社をすると早期離職につながり、双方にとって不幸な結果となります。

また、採用活動は人材の確保だけではなく、世間に企業や地域の魅力を知ってもらえるチャンスでもあります。不採用の方にも、関係人口(ファン)になってもらうことを目標に、丁寧に対応するように心がけましょう。

参考  やまとごころキャリアを利用した場合の掲載~内定までの流れ

やまとごころキャリアに求人掲載を依頼

最短当日中に求人掲載開始

求職者から応募が入る

書類選考

選考結果の連絡(通過の場合は、候補者と面接日程を調整)

一次面接

必要に応じて二次面接や最終面接などを行う

内定

内定から7日以内にやまとごころキャリアに「採用報告」を行う

4.内定者のフォロー

内定辞退や入社後のミスマッチを減らすために、内定後のフォローを行いましょう。特に、
入社までに時間が空く場合や、対面の面接を行っていない場合などは、ぜひ下記のような
フォローをおすすめします。

  •   一度現地に招いて、職場環境や住環境などを見てもらう
  •   食事会やイベントなどに招き、入社前に社内メンバーと接点を作る
  •   定期的に面談を実施し、入社前の不安を解消させる
  •   入社前に入社書類の準備などについてお知らせする

ここまで、採用活動のフローについて解説して参りましたが、少しでも皆さまの採用活動の参考になれば幸いでございます。

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